一、會議室管理
1、協(xié)助總部部門預(yù)定會議室,協(xié)調(diào)會議時間,調(diào)試各會議室影音設(shè)備,協(xié)助各部門解決會議室設(shè)備使用問題;
2、會前預(yù)先做好桌牌、茶水、咖啡飲料、文件等會議室布置,做好迎接送往,與會中的倒茶倒水等接待服務(wù)。
二、前臺管理
1、接聽總部前臺總機來訪電話,做好電話記錄與判斷真實業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)接;
2、生活快遞室日常清整,協(xié)助員工寄送快遞,負(fù)責(zé)總部快遞業(yè)務(wù)合同簽訂與費用結(jié)算;
3、新員工與臨時人員錄入門禁系統(tǒng),及時清除離退修職工門禁記錄,門禁系統(tǒng)出現(xiàn)故障及時報修;新增新人入總部釘釘群。
三、辦公用品管理
1、依據(jù)辦公用品日常庫存與領(lǐng)用情況,同時依據(jù)采購制度,從京東慧采平臺進(jìn)行采購與出入庫管理,并定期結(jié)算平臺費用與充值,定期盤點庫房,確保庫存。四、接待管理
1、負(fù)責(zé)賓客來訪酒店預(yù)訂與費用結(jié)算,協(xié)議酒店合同續(xù)簽與開發(fā)(30余家酒店),航空公司合同續(xù)簽與開發(fā),與財經(jīng)中心更新在途平臺數(shù)據(jù);
2、采購與領(lǐng)用日常伴手禮品,挑選禮品供應(yīng)商與禮品包裝公司,貨比三家選購物美價廉的禮品;做好伴手禮的采購與領(lǐng)用的出入庫臺賬,核對分?jǐn)偟讲煌牟块T的成本中心,季度統(tǒng)計臺賬發(fā)送財務(wù)備案;
3、春節(jié)與中秋節(jié)節(jié)日禮品集中采購與領(lǐng)用,供應(yīng)商選擇、選品、合同簽訂、費用結(jié)算與報銷、禮品收貨與盤點、發(fā)送并統(tǒng)計各部門需求、組織各部門領(lǐng)取等,并分?jǐn)偟礁鞑块T成本中心;
4、采購職工茶水間的咖啡豆,工會生日會零食,以及會議接待所需的零食茶餐水果等,并做好會議接待特殊的手作咖啡;
5、登記總部部門上交客戶饋贈禮品的移交與登記手續(xù);
6、每月定期為董事長辦公室修剪擺放插花;
7、保障總部食堂貴賓餐廳賓客來訪用餐過程的接待服務(wù)。
五、行政工作
1、每月統(tǒng)計總裁辦各科室月度付款計劃并在0A上進(jìn)行月度計劃提交;
2、行政科各項合同簽訂、后勤物資采購、費用支付與報銷、新供應(yīng)商錄入,費用統(tǒng)計與預(yù)算等工作;(如房租、水電、物業(yè)、維修、各類采買等)
3、一嗨租車管理:總部一嗨租車平臺合同簽訂,人員增減、費用審核結(jié)算、功能開通與關(guān)閉、合同簽訂等監(jiān)督管理;按照月度整理并發(fā)送營銷中心一嗨租車費用明細(xì)清單給營銷領(lǐng)導(dǎo);
4、集團(tuán)公司租房補貼數(shù)據(jù)統(tǒng)計:年度統(tǒng)計各基地租房補貼情況,定期提醒各基地按照時間要求清退享受補貼人員。修訂租房補貼管理制度;
5、集團(tuán)公司月度私車公用數(shù)據(jù)統(tǒng)計:按季度審核與提示新材料事業(yè)部各基地及三所高管提交的私車公用流程,清晰記錄臺賬,定期修訂管理制度;
6、集團(tuán)公司捐贈登記:根據(jù)OA提交的實際情況,進(jìn)行臺賬錄入;
7、總裁辦與行政科領(lǐng)導(dǎo)安排各類臨時工作,以及跨部門協(xié)作工作。