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主要職責(zé)詳解
1. 文書與文檔管理
· 訂單處理： 根據(jù)采購專員的決策，在系統(tǒng)中制作、打印、發(fā)放采購訂單，并跟進(jìn)訂單的確認(rèn)回簽。
· 文件歸檔： 建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案、合同、報價單、采購訂單等文件，確保所有采購文檔齊全、分類清晰、易于查找。
· 合同與協(xié)議管理： 協(xié)助準(zhǔn)備采購合同、保密協(xié)議等文件，并跟蹤用印、歸檔流程。
2. 數(shù)據(jù)錄入與信息維護(hù)
· 系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新： 在公司ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）系統(tǒng)或采購管理系統(tǒng)中，準(zhǔn)確錄入和維護(hù)供應(yīng)商信息、物料信息、采購價格等數(shù)據(jù)。
· 記錄與統(tǒng)計(jì)： 登記和更新采購臺賬，記錄每日/每周的采購訂單狀態(tài)、到貨情況、付款申請等。
· 報表制作： 協(xié)助制作簡單的采購報表，如采購訂單匯總表、供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時率統(tǒng)計(jì)、月度采購金額統(tǒng)計(jì)等。
3. 內(nèi)外溝通與協(xié)調(diào)
· 對內(nèi)溝通：
· 與倉庫部門溝通，確認(rèn)物料到貨、驗(yàn)收情況及處理差異。
· 與財務(wù)部門溝通，提交付款申請單據(jù)，核對發(fā)票信息。
· 與需求部門（如生產(chǎn)、研發(fā)）溝通，確認(rèn)采購需求的細(xì)節(jié)和變更。
· 對外溝通：
· 與供應(yīng)商溝通，發(fā)送采購訂單、跟進(jìn)交貨期、確認(rèn)送貨細(xì)節(jié)、索要發(fā)票等。
· 接待來訪的供應(yīng)商。
4. 采購流程支持
· 詢價/報價協(xié)助： 協(xié)助采購專員向供應(yīng)商發(fā)放詢價單，并收集、整理報價資料，進(jìn)行初步比價。
· 跟單與催貨： 根據(jù)采購訂單的交期，定期跟進(jìn)供應(yīng)商的生產(chǎn)和發(fā)貨進(jìn)度，對可能延遲的訂單進(jìn)行提醒和催貨。
· 處理退貨： 協(xié)助處理因質(zhì)量、數(shù)量等問題導(dǎo)致的退貨、換貨流程，與供應(yīng)商和倉庫協(xié)調(diào)。
· 技能：
· 辦公軟件： 熟練使用Word、Excel（尤其需要掌握數(shù)據(jù)透視表、VLOOKUP等函數(shù)）、PPT等。
· 系統(tǒng)操作： 熟悉ERP系統(tǒng)操作者優(yōu)先。
· 語言能力： 良好的中文書面和口頭表達(dá)能力。
· 素質(zhì)與能力：
· 細(xì)心嚴(yán)謹(jǐn)： 處理數(shù)據(jù)和文件要求高度準(zhǔn)確，避免出錯。
· 溝通協(xié)調(diào)能力： 善于與內(nèi)外部門進(jìn)行有效溝通。
· 責(zé)任心與主動性： 對工作負(fù)責(zé)，能主動跟進(jìn)任務(wù)進(jìn)度。
· 抗壓能力： 能夠適應(yīng)采購工作的快節(jié)奏和多任務(wù)處理。
· 保密意識： 對公司的采購價格、供應(yīng)商信息等敏感數(shù)據(jù)嚴(yán)格保密。