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1. 負責配合完成開工前的準備工作如開工勘驗、質(zhì)安監(jiān)備案、街道、城管等相關(guān)管理機構(gòu)的備案工作；配合建設單位完成施工許可證的辦理。
2. 負責施工單位內(nèi)部及與建設單位、勘察單位、設計單位、監(jiān)理單位材料及設備供應單位、分包單位、其他有關(guān)部門之間的文件及資料的收發(fā)、傳達、管理等工作,應進行規(guī)范管理,做到及時收發(fā)、認真?zhèn)鬟_、妥善管理、準確無誤。
3. 負責所涉及到的工程圖紙的收發(fā)、登記、傳閱、借閱、整理、組卷、保管、移交、歸檔。
4. 參與施工生產(chǎn)管理,做好各類文件資料的及時收集、核查、登記、傳閱、借閱、整理、保管等工作。
5. 負責監(jiān)督試驗員進行取樣送檢工作，確保送檢的及時性，完整性；收集匯總材料合格證、檢測報告、復檢報告等質(zhì)量證明文件，負責建立資料編制清單、編制計劃、檢驗批資料臺賬。
6. 負責監(jiān)督并參與檢驗批資料、資質(zhì)報審、方案報審、竣工資料的編制工作，簽字完善工作。
7. 負責工程項目的所有圖紙的接收、清點、登記、發(fā)放、歸檔、管理工作，在收到工程圖紙并進行登記以后,按規(guī)定向有關(guān)單位和人員簽發(fā),由收件方簽字確認。
8. 負責收存全部工程項目圖紙,對建筑平面圖、立面圖、剖面圖、建筑詳圖、結(jié)構(gòu)施工圖等建筑工程圖紙進行分類管理。
9. 收集整理施工過程中所有技術(shù)變更、洽商記錄、會議紀要等資料并歸檔:負責對每日收到的管理文件、技術(shù)文件進行分類、登錄、歸檔。
10. 負責項目文件資料的登記、受控、分辦、催辦、簽收、用印、傳遞、立卷、歸檔和銷毀等工作。
11. 負責做好各類資料積累、整理、處理、保管和歸檔立卷等工作,注意保密的原則。
12. 負責各方來往文件資料收發(fā)，及時登記臺帳,視文件資料的內(nèi)容和性質(zhì)準確及時遞交項目經(jīng)理批閱并及時送有關(guān)部門辦理。
13. 負責收集設計變更、洽商資料的完整性,要求各方嚴格執(zhí)行接收手續(xù),所接收的設計變更、洽商，須經(jīng)各方簽字確認，并加蓋公章，負責備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔。
14. 負責工程備案管理,實現(xiàn)對竣工驗收相關(guān)指標(包括質(zhì)量資料審查記錄、單位工程綜合驗收記錄)作備案處理。對樁基工程、基礎工程、主體工程、結(jié)構(gòu)工程備案資料核查。嚴格遵守資料整編要求,符合分類方案,編碼規(guī)則,資料份數(shù)應滿足資料存檔的需要。
15. 負責定期檢查施工資料的編制進度管理,做到完整性、及時性,有效性；與工程進度同步。
16. 負責配合建設單位向市城建檔案館的檔案移交工作，提請城建檔案館對列入城建檔案館接收范圍的工程檔案進行預驗收,取得《建設工程竣工檔案預驗收意見》,在竣工驗收后將工程檔案移交城建檔案館。