二、崗位職責
日常辦公事務(wù)處理
負責辦公室日常文件的收發(fā)、登記、歸檔和保管,確保文件管理的有序性和安全性。
維護辦公室辦公設(shè)備(如打印機、復印機、傳真機等)的正常運行,及時聯(lián)系維修人員處理設(shè)備故障,并定期安排設(shè)備的清潔和保養(yǎng)。
協(xié)助上級整理和更新各類辦公文檔,如會議記錄、報告、合同等,保證文檔格式規(guī)范、內(nèi)容準確。
管理辦公室的辦公用品庫存,定期進行盤點,根據(jù)實際需求及時采購補充辦公用品,合理控制辦公成本。
人事行政事務(wù)支持
協(xié)助組織公司內(nèi)部的各類會議,包括會議場地預(yù)訂、會議資料準備、會議設(shè)備調(diào)試等,并做好會議記錄和會議紀要的整理、分發(fā)工作。
負責公司員工考勤管理,統(tǒng)計考勤數(shù)據(jù),及時處理考勤異常情況,并按月提交考勤報表。
協(xié)助安排公司的商務(wù)接待活動,包括接待方案制定、來訪人員接送、食宿安排等,展現(xiàn)公司良好形象。
協(xié)助處理公司的行政費用報銷工作,收集、整理報銷憑證,按照公司財務(wù)制度進行報銷流程的提交和跟進。
信息溝通與協(xié)調(diào)
作為公司內(nèi)部各部門之間的溝通橋梁,及時傳達上級的工作指示和要求,協(xié)調(diào)部門間的工作關(guān)系,促進信息流通和工作協(xié)作。
業(yè)務(wù)方面
及時處理相關(guān)業(yè)務(wù)往來,如銷售訂單、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款跟進事宜。
接聽公司電話,記錄來電信息,及時轉(zhuǎn)接或回復來電者,確保公司對外溝通的順暢。
協(xié)助上級處理對外聯(lián)絡(luò)工作,如與政府部門、行業(yè)協(xié)會等的溝通協(xié)調(diào),維護公司的公共關(guān)系。
其他工作
完成上級臨時交辦的其他工作任務(wù),數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等,積極配合公司的各項工作安排。
三、任職要求
教育背景:本科及以上學歷,行政管理、工商管理、文秘等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
工作經(jīng)驗:1-2 年辦公室助理或相關(guān)工作經(jīng)驗,優(yōu)秀應(yīng)屆畢業(yè)生也可考慮。
專業(yè)技能
熟練使用辦公軟件,如 Word、Excel、PowerPoint 等,能夠進行文檔處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和演示文稿制作。
具備良好的文字表達能力和溝通能力,能夠準確撰寫各類文件和進行有效的口頭溝通。
熟悉辦公室行政管理流程和相關(guān)法律法規(guī),具備一定的行政管理知識和經(jīng)驗。
個人素質(zhì)
工作認真負責,細心嚴謹,具備較強的執(zhí)行力和抗壓能力。
具備良好的團隊合作精神,能夠與同事友好協(xié)作,共同完成工作任務(wù)。
具備較強的應(yīng)變能力和問題解決能力,能夠靈活應(yīng)對工作中的各種突發(fā)情況。
具備良好的職業(yè)道德和保密意識,嚴格保守公司的商業(yè)機密和內(nèi)部信息。