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綜合事務(wù)專員崗位說明書
匯報(bào)對(duì)象
行政部經(jīng)理（或公司負(fù)責(zé)人）
工作地點(diǎn)
上海
核心職責(zé)
統(tǒng)籌負(fù)責(zé)公司日常綜合性行政事務(wù)，搭建高效的后勤保障體系，支撐各部門順暢運(yùn)轉(zhuǎn)，助力公司行政工作規(guī)范化、精細(xì)化開展。
一、行政統(tǒng)籌與日常保障
- 負(fù)責(zé)公司總機(jī)及辦公電話的接聽與分流，耐心解答基礎(chǔ)咨詢，精準(zhǔn)記錄重要信息并及時(shí)傳達(dá)至相關(guān)人員，確保溝通渠道暢通。
- 統(tǒng)籌辦公日用品、辦公用品及低值易耗品的采購、入庫、登記與發(fā)放，建立物資臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫存，避免物資積壓或短缺，同時(shí)優(yōu)化采購渠道以控制成本。
- 負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的環(huán)境維護(hù)與管理，協(xié)調(diào)保潔人員開展日常清潔工作，監(jiān)督辦公設(shè)施（空調(diào)、打印機(jī)、投影儀等）的正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)聯(lián)系維修，營(yíng)造整潔、舒適的辦公環(huán)境。
- 承擔(dān)公司固定資產(chǎn)的基礎(chǔ)管理工作，包括資產(chǎn)的登記、編號(hào)、貼標(biāo)，配合財(cái)務(wù)部門完成定期盤點(diǎn)，跟進(jìn)資產(chǎn)的領(lǐng)用、歸還、維修及處置流程，確保資產(chǎn)安全可控。
- 負(fù)責(zé)員工考勤數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)與整理，協(xié)助人力資源部門落實(shí)考勤制度，及時(shí)反饋員工考勤異常情況，為薪酬核算提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。
二、文件與檔案管理
- 負(fù)責(zé)招投標(biāo)文件、合同文件、行政公文等各類重要文件的打印、復(fù)印、裝訂工作，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容清晰、裝訂整齊。
- 統(tǒng)籌公司各類文件的快遞收發(fā)管理，選擇安全高效的快遞渠道，做好快遞信息登記與跟蹤，確保重要文件（如招投標(biāo)材料、合同原件）及時(shí)、安全送達(dá)，同時(shí)及時(shí)分發(fā)收件至相關(guān)人員。
- 負(fù)責(zé)公司日常檔案（包括人事檔案、行政檔案、項(xiàng)目檔案、合同檔案等）的收集、分類、整理、歸檔與保管工作，建立健全檔案管理臺(tái)賬，制定檔案借閱、使用流程，確保檔案的完整性、安全性與可追溯性。
- 協(xié)助完成檔案的數(shù)字化整理工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案并妥善存儲(chǔ)，便于檔案的快速檢索與使用。
三、會(huì)議與活動(dòng)保障
- 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部會(huì)議、外部接待會(huì)議及各類培訓(xùn)活動(dòng)的前期籌備工作，包括會(huì)議室預(yù)訂、會(huì)場(chǎng)布置（桌椅擺放、投影調(diào)試、茶水準(zhǔn)備等）、會(huì)議材料打印與分發(fā)等。
- 承擔(dān)會(huì)議過程中的服務(wù)保障工作，做好會(huì)議記錄，準(zhǔn)確捕捉會(huì)議要點(diǎn)、決議事項(xiàng)及待辦工作，會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)至相關(guān)人員，跟進(jìn)待辦事項(xiàng)的落實(shí)情況。
- 協(xié)助策劃與執(zhí)行公司員工團(tuán)建、節(jié)日福利發(fā)放、年會(huì)等各類集體活動(dòng)，負(fù)責(zé)活動(dòng)方
四、人力資源輔助與員工服務(wù)
- 協(xié)助人力資源部門開展人員招聘工作，包括招聘信息的發(fā)布、簡(jiǎn)歷的初步篩選與整理、面試邀約與接待、面試場(chǎng)地布置等基礎(chǔ)工作，配合完成招聘流程的推進(jìn)。
- 負(fù)責(zé)新員工入職的基礎(chǔ)引導(dǎo)工作，協(xié)助辦理入職手續(xù)，包括入職資料收集、辦公設(shè)備與用品發(fā)放、辦公環(huán)境介紹等，幫助新員工快速融入團(tuán)隊(duì)。
- 協(xié)助落實(shí)員工福利政策，包括節(jié)日福利、體檢福利、餐補(bǔ)交通補(bǔ)等的統(tǒng)計(jì)、申報(bào)與發(fā)放工作，及時(shí)反饋員工對(duì)福利的意見與建議。
- 作為員工與行政部門的溝通橋梁，及時(shí)響應(yīng)員工提出的行政服務(wù)需求（如辦公用品申領(lǐng)、設(shè)施維修申請(qǐng)等），協(xié)調(diào)資源解決問題，提升員工辦公體驗(yàn)。
五、對(duì)外聯(lián)絡(luò)與事務(wù)協(xié)調(diào)
- 負(fù)責(zé)與物業(yè)、水電供應(yīng)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商、快遞服務(wù)商等外部合作單位的日常聯(lián)絡(luò)與溝通工作，協(xié)調(diào)處理辦公區(qū)域的水電、網(wǎng)絡(luò)故障，確保辦公資源穩(wěn)定供應(yīng)。
- 協(xié)助處理公司相關(guān)行政事務(wù)的咨詢與辦理工作，整理相關(guān)材料并對(duì)接專業(yè)機(jī)構(gòu)或部門，確保事務(wù)合規(guī)高效完成。
- 負(fù)責(zé)公司外部來訪人員的接待工作，做好登記、引導(dǎo)與茶水服務(wù)，展現(xiàn)公司良好形象，根據(jù)接待需求協(xié)調(diào)相關(guān)部門人員對(duì)接。
六、其他事務(wù)
- 負(fù)責(zé)公司行政管理制度、流程的宣傳與初步執(zhí)行，收集各部門對(duì)行政工作的意見與建議，及時(shí)反饋并協(xié)助優(yōu)化。
- 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性、綜合性行政事務(wù)，主動(dòng)補(bǔ)位，確保行政工作無遺漏。