1、負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的環(huán)境維護(hù)、辦公設(shè)備的日常巡檢與報修,確保辦公環(huán)境整潔有序、設(shè)備正常運行;管理辦公用品的采購、入庫、領(lǐng)用與盤點,控制辦公成本,保證物資供應(yīng)及時。
2、負(fù)責(zé)各類文件、合同、檔案的分類、歸檔、保管與借閱,確保文件資料的完整性、安全性和可追溯性;協(xié)助起草、打印、復(fù)印、掃描、裝訂各類辦公文件和報告。
3、負(fù)責(zé)公司內(nèi)部會議、外部商務(wù)會議的籌備工作,包括會議室預(yù)訂、會議材料準(zhǔn)備、設(shè)備調(diào)試、茶歇安排等;協(xié)助完成來訪客戶、合作伙伴的接待工作,包括前臺引導(dǎo)、茶水服務(wù)、信息登記等。
4、協(xié)助進(jìn)行行政費用的預(yù)算編制、核算與報銷工作,收集整理相關(guān)費用票據(jù),確保費用支出符合公司規(guī)定;定期統(tǒng)計行政費用使用情況,進(jìn)行分析并提出優(yōu)化建議。
5、負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的登記、盤點、維護(hù)與報廢處理,建立固定資產(chǎn)臺賬,確保資產(chǎn)賬實相符;跟蹤固定資產(chǎn)的使用狀況,提高資產(chǎn)使用效率。
6、協(xié)調(diào)處理員工出差的票務(wù)預(yù)訂、酒店安排等事宜;協(xié)助管理員工宿舍等后勤設(shè)施,收集員工反饋并及時協(xié)調(diào)解決相關(guān)問題。
7、協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)完成其他與行政相關(guān)的臨時性工作,如組織公司活動、協(xié)助處理突發(fā)事件等。
崗位要求
1、大學(xué)本科及以上學(xué)歷,行政管理、工商管理、文秘等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
2、5年以上行政專員工作經(jīng)驗,有中大型企業(yè)或知名公司行政工作任職經(jīng)歷者優(yōu)先。
3、具備一定的行政管理知識,熟悉行政工作流程和特點;熟練使用辦公軟件(如Word、Excel、PowerPoint、Outlook等)及辦公自動化設(shè)備(如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀等);具備良好的文字功底,能夠獨立起草各類文件、通知和報告。
4、具備優(yōu)秀的口頭和書面溝通能力,能夠清晰、準(zhǔn)確地傳達(dá)信息;善于與不同部門、不同層級的人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào),有效解決工作中的問題;具備良好的客戶接待禮儀,能夠展現(xiàn)公司良好形象。
5、具備較強(qiáng)的組織能力,能夠有條不紊地安排和推進(jìn)各項行政事務(wù);擁有高效的執(zhí)行力,能夠按時、按質(zhì)、按量完成上級交辦的任務(wù);具備良好的時間管理能力,能夠合理分配工作時間,應(yīng)對多項任務(wù)并發(fā)的情況。
6、工作認(rèn)真細(xì)致,注重細(xì)節(jié),能夠發(fā)現(xiàn)并糾正工作中的疏漏;具備強(qiáng)烈的責(zé)任心和敬業(yè)精神,對工作負(fù)責(zé)到底;嚴(yán)格遵守公司的各項規(guī)章制度和保密規(guī)定。
7、具備快速學(xué)習(xí)的能力,能夠不斷學(xué)習(xí)新知識、新技能,適應(yīng)公司發(fā)展和工作要求的變化;擁有良好的適應(yīng)能力,能夠快速融入新的工作環(huán)境和團(tuán)隊。
8、具備一定的分析和解決問題的能力,能夠獨立思考,針對行政工作中出現(xiàn)的問題提出合理的解決方案;具備一定的應(yīng)變能力,能夠沉著應(yīng)對突發(fā)事件,并采取有效的措施進(jìn)行處理。
9、具備良好的團(tuán)隊合作精神,能夠積極配合團(tuán)隊成員完成工作任務(wù);樂于分享經(jīng)驗和知識,共同提升團(tuán)隊的整體工作效率和水平。
10、能夠承受一定的工作壓力,保持積極樂觀的心態(tài),在高強(qiáng)度的工作環(huán)境下依然能夠保持工作的準(zhǔn)確性和高效性。
11、年齡28-38歲,身體健康,普通話標(biāo)準(zhǔn),粵語流利。
12、具備良好的英語口語表達(dá)能力優(yōu)先。