崗位職責:
1. 簽證、APEC商務卡辦理:負責員工簽證及APEC商務卡材料準備、整理與遞交,跟進簽證辦理進度;建立和維護供應商合作關系,爭取優(yōu)惠政策;保障簽證及APEC商務卡辦理的高效性;
2. 邀請函辦理:根據(jù)需求撰寫、審核并提交邀請函,確保符合相關政策和流程,保障邀請函辦理的高效性;
3. 機酒預定與商旅服務:建立和維護商旅供應商合作關系,爭取優(yōu)惠政策;根據(jù)出差計劃,預訂性價比高的機票、酒店及交通服務;負責商旅費用的對賬與結算工作,確保賬目清晰、準確,付款及時;
4. 快遞管理:制定和完善快遞收發(fā)管理制度,規(guī)范快遞收發(fā)流程;負責快遞的收發(fā)登記、費用統(tǒng)計與結算,定期與快遞公司核對賬單,合理控制快遞成本;
5. 外籍員工工作證:協(xié)同人事負責外籍員工工作證的辦理及續(xù)簽;
6. 外國客戶接待支援:協(xié)同接待部門,支援公司外國客戶及合作伙伴的接待工作,包括參觀帶看、講解等;
7. 根據(jù)集團行政工作需要,配合其他共享行政類的工作,以實際工作需要為準。
任職要求:
1. 學歷要求:本科及以上學歷,有旅游管理等相關專業(yè)優(yōu)先;
2. 工作經(jīng)驗:3年及以上行政相關服務類工作經(jīng)驗,有簽證辦理、旅行社工作等相關經(jīng)驗者優(yōu)先;
3. 專業(yè)技能:熟悉簽證辦理、邀請函撰寫流程;熟練使用辦公軟件,具備良好的數(shù)據(jù)分析和費用核算能力;了解快遞管理及接待服務規(guī)范;
4. 語言能力:英語熟練使用;
5. 個人素質:工作細致、責任心強,有主動服務的意識,具備優(yōu)秀的溝通協(xié)調能力、應變能力;有較強的時間管理能力,能高效處理多項任務。