日常辦公管理
文件與檔案管理
負責各類文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作,確保文件的完整性和準確性。例如,公司的重要合同、報告等文件,需進行妥善分類和存檔,以便日后查閱。
建立和維護文件管理系統(tǒng),制定文件編號規(guī)則和存儲方式,方便快速檢索和使用。
會議與活動組織
協(xié)助組織公司內(nèi)部的各種會議,包括預(yù)訂會議室、發(fā)送會議通知、準備會議資料、記錄會議內(nèi)容等。例如,組織月度部門會議時,要提前確定會議時間、地點,通知參會人員,并準備好相關(guān)的報告和數(shù)據(jù)資料。
參與公司活動的策劃和執(zhí)行,如年會、團建活動等,負責場地布置、物資采購、人員安排等工作,確?;顒拥捻樌M行。
行政事務(wù)協(xié)調(diào)
溝通協(xié)調(diào)
作為公司內(nèi)部的溝通橋梁,協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系,傳達公司的政策、制度和通知,促進信息的流通和共享。例如,當公司發(fā)布新的績效考核制度時,行政專員要及時向各部門傳達并解釋相關(guān)內(nèi)容。
處理員工之間的矛盾和糾紛,維護良好的工作氛圍。例如,當員工之間因工作分配問題產(chǎn)生矛盾時,行政專員要及時了解情況,進行調(diào)解和溝通。
行政費用管理
協(xié)助組織公司內(nèi)部的培訓(xùn)活動,如安排培訓(xùn)場地、準備培訓(xùn)資料等。例如,當公司開展新員工入職培訓(xùn)時,行政專員要提前準備好培訓(xùn)教室和相關(guān)教材。
關(guān)注員工的工作和生活情況,收集員工的意見和建議,及時反饋給相關(guān)部門,增強員工的歸屬感和凝聚力。
其他職責
安全與風險管理
負責公司的安全管理工作,制定和執(zhí)行安全制度,如消防安全、防盜安全等。例如,定期組織消防演練,檢查消防設(shè)施是否完好有效。
識別和評估公司面臨的各種風險,協(xié)助制定風險應(yīng)對措施,降低風險對公司的影響。
對外聯(lián)絡(luò)與接待
-代表公司與外部機構(gòu)進行聯(lián)絡(luò)和溝通,如政府部門、合作伙伴等,維護良好的合作關(guān)系。例如,與當?shù)毓ど叹直3致?lián)系,及時了解相關(guān)政策和法規(guī)的變化。
-負責接待來訪客人,安排接待行程和服務(wù)工作,展示公司的良好形象。