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1. 資料建檔與備案：
· 負(fù)責(zé)在項目啟動時，建立規(guī)范、統(tǒng)一的項目資料檔案管理系統(tǒng)（包括紙質(zhì)版和電子版）。
· 準(zhǔn)備并向監(jiān)理、甲方（建設(shè)單位）報審公司及人員的資質(zhì)文件，如：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證、項目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、安全員、焊工等特種作業(yè)人員的資格證書等。
2. 施工組織設(shè)計與方案報審：
· 協(xié)助技術(shù)負(fù)責(zé)人編制、整理、打印、裝訂《施工組織設(shè)計》、《專項施工方案》（如吊裝方案、焊接方案等）、《質(zhì)量計劃》等核心技術(shù)文件。
· 負(fù)責(zé)將這些方案提交給監(jiān)理和甲方審批，并跟進(jìn)審批意見，取回蓋章的審批表歸檔。
3. 材料設(shè)備報驗：
· 收集所有進(jìn)場材料、設(shè)備的質(zhì)量證明文件（出廠合格證、質(zhì)量檢驗報告、型式檢驗報告、中文說明書等）。
· 填寫《材料/構(gòu)配件/設(shè)備報驗單》，附上上述證明文件，提交監(jiān)理驗收。這是確保材料合格、符合設(shè)計要求的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到工程質(zhì)量。
二、 項目施工過程階段（這是最繁重的階段）
1. 過程記錄與報驗：
· 隱蔽工程驗收：這是暖通工程的重中之重。所有埋地、暗敷的管道、支吊架、套管等在隱蔽前，必須填寫《隱蔽工程驗收記錄》，并通知監(jiān)理和甲方現(xiàn)場驗收簽字確認(rèn)。資料員需確保記錄準(zhǔn)確、簽字齊全。
· 檢驗批驗收：按照施工進(jìn)度，對每個分項工程（如管道安裝、風(fēng)管制作、設(shè)備安裝等）完成后的檢驗批進(jìn)行質(zhì)量驗收記錄，并報監(jiān)理簽字。
· 施工記錄：收集和填寫各類《施工記錄》，如管道強度嚴(yán)密性試驗記錄、風(fēng)管漏光檢測記錄、設(shè)備單機試運轉(zhuǎn)記錄、系統(tǒng)調(diào)試記錄等。這些是證明施工過程符合規(guī)范和設(shè)計要求的關(guān)鍵證據(jù)。
2. 會議與溝通紀(jì)要：
· 參加監(jiān)理例會、項目協(xié)調(diào)會等，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容，整理形成《會議紀(jì)要》，并分發(fā)各方確認(rèn)存檔。
3. 設(shè)計變更與工程洽商：
· 負(fù)責(zé)接收、分發(fā)、歸檔所有來自甲方或設(shè)計院的《設(shè)計變更通知單》。
· 記錄施工過程中與甲方、監(jiān)理的《工程洽商記錄》，確保所有變更都有據(jù)可查，作為后期結(jié)算的依據(jù)。
4. 材料與設(shè)備資料管理：
· 持續(xù)跟進(jìn)材料設(shè)備的進(jìn)場，確保每一批次的材料都能及時完成報驗手續(xù)，做到“資料與工程同步”，絕不拖欠。
三、 項目竣工驗收階段
1. 竣工資料編制與組卷：
· 這是資料員工作的“大考”。需要將整個項目周期內(nèi)的所有資料進(jìn)行分類、整理、編目、掃描、裝訂成冊。
· 嚴(yán)格按照建設(shè)工程檔案歸檔規(guī)范和當(dāng)?shù)貦n案館、甲方的具體要求來編制竣工圖和技術(shù)資料，通常需要制作多套（甲方、檔案館、公司自存等）。
2. 竣工圖繪制與蓋章：
· 協(xié)助技術(shù)人員根據(jù)最終的施工情況（包含所有變更）修改和完善竣工圖，并確保所有竣工圖都加蓋“竣工圖”章和相關(guān)人員簽字。
3. 辦理竣工驗收手續(xù)：
· 準(zhǔn)備好所有驗收文件，協(xié)助項目經(jīng)理辦理正式的竣工驗收手續(xù)，獲取《竣工驗收報告》。
4. 資料移交：
· 向建設(shè)單位、監(jiān)理單位、城建檔案館等移交完整的竣工資料，并辦理移交手續(xù)。
四、 其他日常工作
1. 內(nèi)部文件管理：負(fù)責(zé)項目部與公司總部之間的文件傳遞、收發(fā)文登記。
2. 信息管理：使用相關(guān)的工程項目管理軟件，上傳和更新項目資料。
3. 協(xié)作支持：配合項目經(jīng)理、施工員、預(yù)算員等，提供他們所需的任何支持性文件。