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更新于 12月26日
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舉報

行政專員

5000-7000元
  • 青島嶗山區(qū)
  • 3-5年
  • 本科
  • 全職
  • 招1人

職位描述

接待事務后勤管理會議/展覽企業(yè)服務
一、會展廳管理與講解
  1. 負責公司會展廳日常運營維護：包括展品陳列優(yōu)化、設施設備（如多媒體、照明）檢查調試、環(huán)境清潔等，確保展廳處于最佳展示狀態(tài)；
  2. 接待來訪客戶、合作伙伴及政府人員等參觀群體，提供專業(yè)講解服務：結合公司業(yè)務、文化及展品亮點，精準傳遞核心信息，提升參觀體驗；
  3. 定期更新展廳內容：根據(jù)公司業(yè)務動態(tài)調整展品、宣傳資料及講解腳本，確保信息時效性與準確性；
  4. 制定展廳接待標準流程：規(guī)范講解話術、接待禮儀及應急處理方案，建立標準化服務體系。
二、大中型會議服務與流程管理
  1. 全流程統(tǒng)籌會議活動：
    • 會前籌備：場地預定、布置（桌椅 / 背景板 / 物料擺放）、設備調試（音響 / 投影 / 視頻會議系統(tǒng)）、嘉賓行程對接（接送 / 住宿）、會議資料打印分裝；
    • 會中服務：現(xiàn)場引導接待、茶水供應、會議記錄（重點內容 / 決議）、應急問題處理（如設備故障、人員突發(fā)情況）；
    • 會后收尾：場地清理、資料歸檔、費用結算、會議紀要整理分發(fā)；
  2. 優(yōu)化會議服務流程：制定大中型會議標準服務 SOP，提升效率與專業(yè)性；
  3. 會議數(shù)據(jù)管理：建立會議臺賬，統(tǒng)計參會人數(shù)、費用、效果等數(shù)據(jù)，為后續(xù)活動優(yōu)化提供參考。
三、公司資產管理
  1. 固定資產全生命周期管理：
    • 登記：建立固定資產臺賬（名稱 / 型號 / 采購時間 / 使用部門），確保資產信息完整；
    • 盤點：按季度 / 年度組織資產盤點，核對賬實一致性，處理盤盈盤虧；
    • 維護與處置：協(xié)調設備維修（如電腦 / 打印機），執(zhí)行資產報廢、調撥流程，確保合規(guī)性；
  2. 辦公用品管理：
    • 采購：根據(jù)需求制定采購計劃，選擇高性價比供應商，控制成本；
    • 發(fā)放與庫存：建立庫存臺賬，按需發(fā)放辦公用品，定期補貨，避免積壓；
  3. 資產信息更新：及時同步資產變動情況（如部門調撥、人員離職交接），保證數(shù)據(jù)準確。
四、報銷流程管理
  1. 報銷支持與審核：協(xié)助員工整理報銷單據(jù)，審核票據(jù)真實性、合規(guī)性（如發(fā)票抬頭 / 金額 / 審批簽字），駁回不合規(guī)單據(jù)并說明原因；
  2. 流程跟進：將審核通過的單據(jù)提交財務，跟進報銷進度，及時反饋員工；
  3. 臺賬與優(yōu)化：建立報銷臺賬，統(tǒng)計費用類型 / 金額，定期分析并提出流程優(yōu)化建議（如簡化審批環(huán)節(jié)）；
  4. 政策解答：向員工宣導報銷制度，解答關于報銷標準、流程的疑問。
五、物業(yè)對接與辦公環(huán)境維護
  1. 物業(yè)日常溝通：對接物業(yè)公司，協(xié)調處理辦公區(qū)域問題（如水電維修、空調故障、清潔保潔、安保管理）；
  2. 費用與質量監(jiān)督：跟進物業(yè)費用結算，審核賬單明細；定期檢查物業(yè)履約情況（如清潔頻率、維修響應速度），提出改進要求；
  3. 辦公環(huán)境優(yōu)化：根據(jù)員工需求調整辦公布局、綠植養(yǎng)護等，營造舒適高效的辦公氛圍。
六、商務活動陪同支持
  1. 行程統(tǒng)籌：跟隨領導出席商務會議、洽談、行業(yè)活動等，提前規(guī)劃行程（交通 / 住宿 / 餐飲），確認細節(jié)（如航班時間、酒店位置）；
  2. 活動協(xié)助：
    • 前期：準備會議資料、禮品、名片等；
    • 現(xiàn)場：協(xié)助接待嘉賓、記錄核心溝通內容、拍攝活動照片；
    • 后期：整理活動紀要、歸檔資料，向領導匯報關鍵信息；
  3. 形象維護：在活動中遵守商務禮儀，維護公司品牌形象，協(xié)助領導完成溝通事務。
七、其他行政事務
  1. 協(xié)助制定 / 更新行政管理制度（如辦公用品申領、會議管理），推動制度落地執(zhí)行；
  2. 負責行政文件、合同等檔案的整理、歸檔與保管；
  3. 完成領導交辦的臨時行政任務（如文件傳遞、臨時接待）。

工作地點

青島嶗山區(qū)德才大廈

職位發(fā)布者

于先生/招聘經(jīng)理

昨日活躍
立即溝通
公司Logo青島中建聯(lián)合集團有限公司
青島中建聯(lián)合集團有限公司（以下簡稱“中建聯(lián)合”）創(chuàng)立于2005年，注冊資金32000萬元，是山東省首家國內A股上市的建筑業(yè)企業(yè)-德才裝飾股份有限公司的全資子集團。中建聯(lián)合是經(jīng)國家住房與城鄉(xiāng)建設部核準的建筑工程施工總承包壹級、市政公用工程總承包壹級企業(yè)，是集大型工程建設、市政建設、園林景觀、裝飾裝修、鋼結構、展覽陳列、工程代建等業(yè)務一體的綜合性建筑業(yè)企業(yè)。自成立以來，中建聯(lián)合始終秉承“誠信中建聯(lián)，專業(yè)筑經(jīng)典”的核心價值觀，內精業(yè)務，外樹品牌，主導成立青島市嶗山區(qū)建筑業(yè)協(xié)會，并當選為會長單位。同時，作為行業(yè)領先的綜合性施工企業(yè)，中建聯(lián)合位居山東省建筑業(yè)30強、青島市建筑企業(yè)綜合實力前10強，并連續(xù)三年獲評青島市民營企業(yè)100強。與海爾、保利、華潤、融創(chuàng)、新城控股、青島地鐵、魯能、青島城投等諸多實力企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略合作。此外，中建聯(lián)合憑借卓越的管理獲得了青島市最高管理榮譽“第六屆青島市市長質量獎-卓越獎”，并成為青島市建筑行業(yè)唯一獲獎企業(yè)。公司以突出的實力榮獲了國家級守合同重信用企業(yè)、全國優(yōu)秀施工企業(yè)、全國建筑行業(yè)百家優(yōu)秀科技創(chuàng)新型企業(yè)、中國建筑工程裝飾獎、山東省建筑工程質量泰山杯獎、青島市領軍企業(yè)、上合組織青島峰會服務保障工作優(yōu)秀企業(yè)等諸多榮譽。展望未來，中建聯(lián)合將堅持以服務國家建設、服務社會、服務民眾為己任，繼續(xù)秉承“創(chuàng)造持續(xù)價值，建筑美好生活”的企業(yè)使命，堅持“高效、優(yōu)質、務實、創(chuàng)新”的工作作風，用心創(chuàng)造，傾情建筑，為國家鑄造品質工程，為國民美好生活增磚添瓦，為員工幸福人生保駕護航，打造社會尊重、員工休戚與共的長青企業(yè)，為建設一流建筑企業(yè)而不斷努力奮斗！公司地址：青島市嶗山區(qū)海爾路1號甲-德才大廈公司網(wǎng)址：www.zhongjianlianhe.com郵箱：hr@qdzjlh.com聯(lián)系電話：0532-68722773傳真：85894993
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